Projektmetodiken

En bild på en man under solen.

Projektmetodiken
Projektledning är en arbetsform med syfte att leverera ett förutbestämt mål vid en given tidpunkt med hjälp av en tillfällig organisation.

Ett projekt kan ses som ett verktyg för att realisera resultat som ska skapa nytta antingen i den egna verksamheten eller hos kunden. Det är lika viktigt att ha kontroll på målet som syftet, det vill säga vad projektet ska leverera som varför det ska göras.

Projektmetodiken är en uppsättning metoder och verktyg som beskrivs i en styrmodell som vanligtvis kallas projektmodell.

En projektmodell består av:
Projektlivscykel – beskrivning av projektprocessen med definierade faser och beslutspunkter.

Projektroller – beskrivning av ansvar och befogenheter för olika roller inom hela projektet.

Styrdokument – mallar för dokument som behövs för att starta, planera och löpande följa upp projekt.

Ett projekt har en organisationsform som i många stycken liknar ett företags.

I toppen finns projektägaren med övergripande ansvar för projektet, allt ifrån att se till att rätt projekt startas med tillräckliga resurser till att säkerställa att resultatet skapar avsedd nytta efter projektet. Som stöd vid granskning och beslutsfattande har projektägaren vanligtvis en styrgrupp. Projektledarens roll kan till viss del liknas vid en vd med ett delegerat ansvar att se till att beslutade mål uppnås med hjälp av tilldelade resurser. Projektledaren rapporterar till projektägaren och styrgruppen.

Det är projektgruppen som utför uppdraget under direkt ledning av projektledaren eller som ett självorganiserande team. Arbetssätt, grad av delegering och självbestämmande påverkas av flera olika faktorer, exempelvis vad de är för typ av projekt och krav från olika intressenter. Men även andra förutsättningar spelar roll som lokalisering och tillgänglighet. Ofta förfogar projektledaren över sina resurser bara på deltid och sammansättningen av gruppen varier över projekttiden.

Inom projektmetodiken finns det två metodverktyg som kan anses extra viktiga att behärska. Det är WBS (Work Breakdown Structure) och tidplanen.
-> En WBS är en problemlösningsmetod som används för att definiera projektets omfattning, genom att bryta ner projektmålet och krav i mindre delar för att lättare kunna uppskatta tider och resursbehov.
-> Tidplanen är projektets kalender som visar när olika aktiviteter ska genomföras och av vem. Med en tidplan kan man också synkronisera arbetsinsatser för projektets deltagare. Detta är speciellt användbart om projektet genomförs med delade resurser och många externa leverantörer eller partners.

Projektmetodiken innehåller även metoder för att analysera risker, hantera ändringar och löpande följa upp resultat mot planer och budget.

Agila Metoder

En bild på en husvagn.

Agila metoder
Agil är en uppsättning värderingar, attityder och principer som beskriver hur arbete bör organiseras i en komplex och föränderlig omvärld. Agil har hämtat mycket från Lean.

Agil beskrivs i ett manifest som formulerades år 2001 av en grupp mjukvaruutvecklare som en reaktion mot
✓ trögrörliga och komplexa planeringsmetoder som tog lite hänsyn till att förutsättningar vanligtvis förändras under uppdragens gång. En stor del av planeringstiden upplevdes därför som bortkastad.
✓ Planeringsmetoderna tog inte heller hänsyn till att kunskap om hur mjukvaran faktiskt ska utvecklas uppstår under processens gång.

Det agila manifestet:
Värdera individer och interaktion framför processer och verktyg
Värdera fungerande mjukvara framför omfattande dokumentation
Värdera samarbete med kunden framför att förhandla om kontrakt
Värdera att reagera på förändringar framför att följa en uppgjord plan

De 12 agila principerna
För att konkretisera det agila manifestets värderingar sammanställdes dessa i 12 principer. Dessa 12 principer skrevs ursprungligen ur en mjukvarusynpunkt men kan idag anpassas till en mängd olika branscher. Beroende på bransch som behandlas passar olika metoder bättre in och kan variera i relevans.

1. Högsta prioritet är att tillfredsställa kunden genom tidig och kontinuerlig leverans av värdefull programvara.
2. Välkomna förändrade krav, även sent under utvecklingen. Agila metoder utnyttjar förändring till kundens konkurrensfördel.
3. Leverera fungerande programvara ofta, med ett par veckors till ett par månaders mellanrum, ju oftare desto bättre.
4. Verksamhetskunniga och utvecklare måste arbeta tillsammans dagligen under hela projektet.
5. Bygg projekt kring motiverade individer. Ge dem den miljö och det stöd de behöver, och lita på att de får jobbet gjort.
6. Kommunikation ansikte mot ansikte är det bästa och effektivaste sättet att förmedla information, både till och inom utvecklingsteamet.
7. Fungerande programvara är främsta måttet på framsteg.
8. Agila metoder verkar för uthållighet. Sponsorer, utvecklare och användare skall kunna hålla jämn utvecklingstakt under obegränsad tid.
9. Kontinuerlig uppmärksamhet på förstklassig teknik och bra design stärker anpassningsförmågan.
10. Enkelhet – konsten att maximera mängden arbete som inte görs – är grundläggande.
11. Bäst arkitektur, krav och design växer fram med självorganiserande team.
12. Med jämna mellanrum reflekterar teamet över hur det kan bli mer effektivt och justerar sitt beteende därefter.(Agila manifestet)

Syfte med manifestet var att skapa ett ramverk för att öka förmågan att utveckla det som faktiskt är efterfrågat samtidigt som onödigt arbete minimeras.

Agila metoder bygger på arbete i korta cykler med täta leveranser och kontinuerliga feedbackloopar.
✓ Det ger möjlighet att snabbt kunna reagera på förändringar och fånga upp det man lär sig under projektets gång. Beslut bör tas så sent som möjligt, eftersom kunskapen då är större.
✓ Beslut bör tas av de som är närmast informationen. Därför är beslutsfattandet decentraliserat till självorganiserande grupper.
✓ Team och medarbetare arbetar bäst när de har stor möjlighet att påverka och känner ägande över sina uppgifter inom givna ramar. Allt ansvar delas av alla medlemmar i gruppen.

Agil handlar om att utveckla en strukturerad förmåga att skapa och svara på förändringar i en föränderlig omvärld och att ständigt balansera mellan flexibilitet och stabilitet.

Struktur krävs i många sammanhang för att flexibilitet ska vara möjlig.

En anledning till att agila metoder blivit populära är att omvärlden förändras i allt snabbare takt och att lättrörlighet då blivit en viktig konkurrensfördel för många organisationer.

Lean

En bild på två kvinnor och en man

Lean
Agila metoder bygger till stor del på Lean, den västerländska tolkningen av Toyota Production System, som är en filosofi för verksamhetsutveckling baserad på systemtänkande.

Lean -> att maximera kundvärde genom att effektivisera flöden och minimera slöseri.

Att fokusera på genomloppstiden är ett synsätt som skiljer sig från traditionell resurseffektivisering.

DÄRFÖR ATT: Om varje resurs i ett flöde utnyttjas maximalt kommer detta skapa köer, som genererar nya behov som i sin tur behöver bemötas med aktiviteter som inte är värdeskapande. Det ska alltid finnas ledig kapacitet i varje steg i flödet för det oväntade, detta en förutsättning för hög flödeseffektivitet som skapar värde för kunden.

Är variationer i efterfrågan från kunder stor och/eller produktutbud brett kan det vara svårt att standardisera sina processer. Därför är Lean lättare att applicera i vissa verksamheter än i andra. Förmågan att eliminera, reducera och hantera variationer är avgörande för hur effektiv en verksamhet kan bli.
Lean omfattar;

Värderingar – hur en organisation ska vara.
Principer – hur en organisation ska tänka.
Metoder – vad en organisation ska göra.
Verktyg – vad en organisation ska använda.

Toyotas värderingar bygger på ständiga förbättringar, Kaizen, och respekt för människor och samarbete.
Det är viktigt att studera och analysera flöden innan man fattar beslut och sätter in åtgärder. I Toyota kallas detta Genchi Genbuts som kan översättas med ”gå själv och se hur det fungerar”. Så kallad dragande produktion, Just-in-time, och automatisering med mänsklig prägel, Jiduko, är principer som styr vilka metoder och verktyg som Toyota valt att använda. ”Stop the line” Linan som kan stoppa produktionen och Kanban-tavlor för att visualisera flöden är exempel på verktyg inom Toyota Production System.

Varje organisation behöver definiera sina egna värderingar och principer, välja metoder och verktyg som passar deras syfte och planera sin interna utveckling efter sina förutsättningar.

Det har skrivet väldigt mycket om Lean sedan västvärlden i början av 1990-talet fick upp intresset för det japanerna gjorde.

Det som kan skapa förvirring är att Lean beskrivs så olika beroende på vilket fokus författarna haft och vilken nivå man studerat Lean på.

Nivå 1 – Lean som en filosofi, kultur eller värderingsgrund.
Nivå 2 – Lean som en förbättringsmetod och produktionssystem.
Nivå 3 – Lean som ett verktyg eller medel för eliminering av slöseri.

Ju högre nivån desto mer generell och allmänt tillämpbar är Lean. Lägre nivåer är mer specifika och därmed begränsade för en viss tillämpning eller bransch. Därför kan det vara svårt att kopiera ett arbetssätt eller verktyg som varit framgångsrikt i en organisation till en annan.

Lean är en strävan att ständigt bli bättre inte ett slutgiltigt tillstånd. En Lean-resa kan brytas ner i ett antal förändringsprojekt som var och ett har ett tydligt mål.